Forretningsorden og opgaver

 

Forretningsorden for bestyrelsen i Bornholms Idrætsråd

 

Udgangspunkt for forretningsorden er vedtægternes § 13:
Formanden indkalder til og leder møderne, der indkaldes med mindst 8 dages varsel. Bestyrelsen kan nedsætte de fornødne udvalg, som kan suppleres med personer ud fra behov. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed har formanden 2 stemmer. Bestyrelsen fører protokol over alle møder. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede.
 

1)   Indkaldelse til bestyrelsesmøde

Indkaldelse til ordinære bestyrelsesmøder sker via mail med dagsorden og evt. bilag med mindst 8 dages varsel iht. den mødeplan, som laves for hvert halvår.

Emner til dagsordenen skal være konsulenten / formanden i hænde senest 10 dage før mødet.

Aktuelle emner kan tages på dagsorden under mødets første punkt – ’Godkendelse af dagsorden’.

Der afholdes bestyrelsesmøder 8 gange om året. Møderne holdes på skiftende ugedage og starter sædvanligvis kl. 16.00.

 

2)  Dagsorden for bestyrelsesmøder

Hvert bestyrelsesmøde har følgende faste punkter:

Godkendelse af dagsorden

Orientering fra gæste

Gensidig orientering
a. Orientering fra Folkeoplysningsudvalget
b. Orientering fra øvrige medlemmer

Aktuelt emne

Hjemmeside og presse

Eventuelt

 

3) Aktuelle sager og mail

Bestyrelsen orienteres løbende om emner, der er aktuelle og/eller er modtaget med post/mail/telefon. Såfremt der ikke er anmodet om en reaktion eller modtaget reaktion, vil sagen fremgå som orienterende på det kommende bestyrelsesmøde.
 
Såfremt der er behov for yderlig behandling, tages det op på førstkommende bestyrelsesmøde eller beslutning kan tages ved en rundspørge på mail.
 
Ethvert bestyrelsesmedlem forpligter sig til at svare på mail inden for 2 hverdage. Ved længere
fravær på grund af fx ferie, kurser, meddeles det til konsulenten.

 
4) Referat

Udkast til referat sendes til formanden senest 7 hverdage efter mødet, og til bestyrelsens godkendelse senest 9 hverdage efter mødet.

Bemærkninger afgives til hele bestyrelsen senest 2 hverdage efter modtagelsen. Herefter er referatet godkendt og kan offentliggøres og lægges på hjemmesiden.

Referat for punkt 2 Orientering fra gæster sendes til godkendelse hos respektive gæster.

 

5) Generalforsamling

 Der afholdes generalforsamling omkring 1. april. Bestyrelsens årsberetning skal behandles på det sidste møde før generalforsamlingen. Årsregnskab og budget for det kommende år behandles også på dette møde.

Udkast til referat sendes til formanden senest 14 hverdage efter mødet. Referat af generalfor-samlingen udsendes til bestyrelsen til godkendelse senest 16 hverdage efter mødet. Bemærkninger afgives til hele bestyrelsen senest 2 hverdage efter modtagelsen. Herefter er referatet godkendt og kan offentliggøres og lægges på hjemmesiden.         

Juni 2012